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Contrato de encargo del tratamiento de datos personales

Versión 1 · 14 de octubre de 2026

Este contrato regula el tratamiento de datos personales que SwingOffice realiza por cuenta del Cliente al prestarle el servicio SwingOffice. Cumple el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679, general de protección de datos (RGPD), y el artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y forma parte del Contrato.

1. Partes

1. Responsable del tratamiento: la empresa o el profesional titular de la escuela o academia que contrata SwingOffice (el «Cliente»), identificado por la razón social y el NIF del titular de la escuela que constan en su alta online o, si ya era cliente antes de aceptar este Encargo, en sus Condiciones particulares pactadas. Si la factura de SwingOffice va a nombre de otra persona, esta declara que contrata en nombre y por cuenta del titular de la escuela.
2. Encargado del tratamiento: SwingOffice Technologies, S.L.U. («SwingOffice»), sociedad unipersonal con NIF B93860633 y domicilio en C/ Moscari 1, Local 1, 07008 Palma (Illes Balears), inscrita en el Registro Mercantil de Mallorca, hoja PM-107937, inscripción 1.ª.
3. SwingOffice no ha designado un delegado de protección de datos, porque no está obligada a hacerlo. Para cualquier cuestión de protección de datos, el contacto es [email protected], con el asunto «Protección de datos».

2. Definiciones

En este Encargo, las palabras siguientes tienen este significado:

• Contrato: el conjunto de documentos de la cláusula 4 de las Condiciones generales: las Condiciones particulares pactadas y, en su caso, la Adenda de adhesión para escuelas que ya usan SwingOffice (la «Adenda»); las Condiciones particulares de los planes de SwingOffice («Condiciones del plan»); las Condiciones generales del servicio («Condiciones generales»), y este Encargo.
• Condiciones particulares pactadas: el documento propio de cada Cliente, con número de versión y huella digital, en el que SwingOffice recoge lo acordado por escrito con él de forma individual (precio, periodicidad, forma de pago, servicios adicionales u otros acuerdos) y que el Cliente acepta junto con los demás documentos. Lo acordado que no figure en ese documento no forma parte del Contrato.
• Persona responsable: la persona de contacto del Cliente para el Contrato, según la definen las Condiciones generales.
• Encargo: este contrato de encargo del tratamiento de datos personales, con sus dos anexos.
• Servicio: el software SwingOffice de gestión de escuelas de baile, con su panel de gestión, su aplicación móvil y las páginas públicas de horario, inscripción y pago de cada escuela, y los servicios asociados de puesta en marcha y soporte.
• Datos del Cliente: los datos personales que el Cliente, sus Usuarios o los Interesados introducen en el Servicio, o que el Servicio genera cuando se usa, y que SwingOffice trata por cuenta del Cliente.
• Interesados: las personas físicas a las que se refieren los Datos del Cliente (cláusula 7).
• Usuarios: las personas a las que el Cliente da acceso al panel de su escuela o a la aplicación móvil.
• Subencargado: el proveedor al que SwingOffice recurre para tratar Datos del Cliente (cláusula 15 y Anexo I).
• Normativa de protección de datos: el RGPD, la LOPDGDD y las demás normas que sean aplicables.

Los demás términos que define el RGPD, como «tratamiento», «responsable», «encargado» o «violación de la seguridad de los datos personales», tienen el significado que les da el RGPD.

3. Objeto, aceptación y prioridad

1. SwingOffice trata los Datos del Cliente únicamente para prestarle el Servicio contratado, con el alcance que describe este Encargo.
2. El Cliente acepta este Encargo electrónicamente, en el alta online o desde el panel de su escuela. La persona que lo acepta declara que actúa en nombre del Cliente y que tiene poder suficiente para obligarle.
3. Si el Cliente ya usaba SwingOffice antes de aceptar este Encargo, el Encargo se aplica también a los Datos del Cliente que SwingOffice ya trataba por su cuenta y, desde su aceptación, sustituye a cualquier acuerdo anterior entre las partes sobre esta materia.
4. En todo lo que se refiere al tratamiento de datos personales, este Encargo prevalece sobre los demás documentos del Contrato, incluidas las Condiciones particulares pactadas. Estas sólo pueden modificarlo si lo dicen de forma expresa y por escrito, y nunca para rebajar las obligaciones de SwingOffice.
5. Este Encargo no se aplica a los datos que SwingOffice trata como responsable para gestionar su propia relación con el Cliente: los datos de sus personas de contacto, la facturación, la prueba de la aceptación del Contrato y las comunicaciones sobre el Servicio. Entre ellos están el nombre y el correo de los Usuarios del equipo de la escuela con rol Admin, Director o Manager, a los que SwingOffice informa de cambios, avisos y novedades del Servicio, con la posibilidad de darse de baja en cada envío de lo que no sea necesario para el Contrato. Esos tratamientos se rigen por la Política de privacidad de SwingOffice.

4. Duración

1. Este Encargo entra en vigor cuando el Cliente lo acepta y dura lo mismo que el Contrato.
2. Al terminar el Contrato, el Encargo sigue vigente durante el plazo de exportación y hasta que SwingOffice haya suprimido los Datos del Cliente conforme a la cláusula 18. Las obligaciones de confidencialidad y de seguridad se mantienen mientras SwingOffice conserve cualquier Dato del Cliente, incluidas las copias de seguridad.

5. Naturaleza y finalidades del tratamiento

1. Naturaleza. Tratamiento automatizado que comprende la recogida de datos a través del panel, la aplicación móvil y las páginas públicas de la escuela, y su registro, organización, conservación, consulta, modificación, cotejo, comunicación a los destinatarios que indique el Cliente, copia de seguridad, restauración y supresión.
2. Finalidades. SwingOffice trata los Datos del Cliente para prestarle estas funciones del Servicio, en la medida en que el Cliente las use:
   1. gestión de alumnos, contactos e interesados, profesores y personal de la escuela;
   2. cursos, grupos, horarios, inscripciones, listas de espera, recuperaciones y equilibrio de roles en las clases de baile en pareja;
   3. cálculo de cuotas y tarifas, recibos, cobros, facturas, caja y contabilidad, incluida la lectura automática de las facturas y tickets de proveedores que el Cliente sube;
   4. generación de los ficheros de remesa de domiciliaciones SEPA (cláusula 10);
   5. control de asistencia y análisis del riesgo de abandono de los alumnos, para uso del Cliente;
   6. registro de autorizaciones, consentimientos y firmas en tablet (cláusula 9);
   7. solicitudes de datos a los alumnos mediante un enlace;
   8. páginas públicas de horario, inscripción y pago de la escuela;
   9. envío de comunicaciones por cuenta del Cliente: correos electrónicos, notificaciones en la aplicación móvil y, si el Cliente conecta su cuenta, mensajes de WhatsApp;
   10. funcionamiento de la aplicación móvil para alumnos y profesores, incluidos el acceso con usuario y contraseña y los vídeos de las clases;
   11. puesta en marcha de la escuela con los datos que entrega el Cliente (cláusula 11);
   12. soporte, mantenimiento, seguridad y copias de seguridad del Servicio;
   13. exportación y devolución de los datos al Cliente.
3. El análisis del riesgo de abandono es una ayuda para el Cliente. Calcula señales a partir de la asistencia y la actividad de cada alumno, pero no toma ninguna decisión sobre él: lo que se haga con esas señales lo decide el Cliente.

6. Uso de herramientas de inteligencia artificial

1. SwingOffice usa servicios de inteligencia artificial de terceros, que figuran en el Anexo I, sólo para estas tareas:
   1. Alta de la escuela. Leer la web pública de la escuela (el texto de hasta ocho páginas y las imágenes de su horario) para proponer su configuración inicial. Si la web lo pide con la indicación «ai-input=no» de su archivo robots.txt, no se lee. La herramienta sólo recibe lo que la escuela publica en su web, que puede incluir, por ejemplo, el nombre de sus profesores.
   2. Tabla de precios. Convertir las tarifas que entrega el Cliente (descripciones, enlaces y archivos de precios, con sus niveles, disciplinas, códigos de grupo y formas de pago) en la tabla de precios del Servicio. No incluye datos de alumnos.
   3. Soporte. Clasificar y resumir las solicitudes de soporte del Cliente y sus adjuntos, y preparar notas internas y borradores de respuesta. La herramienta nunca escribe al Cliente: cada respuesta la revisa y la envía una persona de SwingOffice.
   4. Asistente de WhatsApp, sólo si el Cliente pide activarlo. Propone respuestas al equipo de la escuela o, si el Cliente lo elige así, contesta directamente a quien escribe a la escuela por WhatsApp. Recibe el texto de la conversación (los últimos 20 mensajes) y los datos que necesita para responder: horario, plazas disponibles y la ficha de la persona que escribe. Los audios, imágenes, vídeos, documentos y ubicaciones no los recibe: esas conversaciones pasan al equipo de la escuela.
   5. Contabilidad. Leer, con un servicio de lectura automática de documentos (Anexo I, Amazon Web Services), las facturas y los tickets de proveedores que el Cliente sube en Contabilidad, para extraer sus datos. Pueden contener los datos del proveedor que los emite. No incluye datos de alumnos.
2. Fuera de las tareas 3 y 4, SwingOffice no envía datos de alumnos a servicios de inteligencia artificial. En el soporte, el Cliente puede evitarlo no incluyendo datos de alumnos en sus solicitudes ni en sus adjuntos.
3. SwingOffice sólo usa servicios de inteligencia artificial, incluida la lectura automática de documentos de la tarea 5, que, según sus condiciones para empresas o la configuración de la cuenta de SwingOffice, no usan los datos que reciben para entrenar o mejorar sus modelos.
4. Ninguna de estas tareas toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre los Interesados o les afecten de forma significativa.

7. Personas afectadas y tipos de datos

Personas:

• alumnos y antiguos alumnos, incluidos menores de edad, y sus padres, madres o tutores legales;
• contactos e interesados, incluidas las personas que escriben a la escuela por WhatsApp o que se inscriben desde sus páginas públicas;
• profesores y personal de la escuela;
• Usuarios del panel y de la aplicación móvil;
• personas que firman autorizaciones o consentimientos;
• proveedores y colaboradores de la escuela que sean personas físicas, cuando el Cliente sube sus facturas o tickets.

Datos:

• Identificativos y de contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfonos, dirección postal, documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, sexo, fecha de alta, foto y observaciones en texto libre.
• Vínculos familiares: el padre, madre o tutor de cada menor y su relación con él.
• Actividad en la escuela: inscripciones, cursos y grupos, nivel, rol y pareja de baile, asistencia, listas de espera, recuperaciones y señales de riesgo de abandono.
• Económicos: cuotas, recibos, cobros, facturas, propuestas de cobro y pagos familiares. Los pagos con tarjeta de los alumnos se hacen en la pasarela de cobro del Cliente; SwingOffice no recibe los datos completos de las tarjetas.
• Bancarios: titular, IBAN y BIC de las cuentas para domiciliaciones y datos de los mandatos SEPA (cláusula 10).
• Autorizaciones y firmas: el texto aceptado, el nombre, el NIF, la relación con el menor y la edad de quien firma, el consentimiento de imagen, la imagen de la firma, la fecha, la dirección IP y el navegador (cláusula 9).
• Imagen y vídeo: fotos de perfil y vídeos de las clases que se suben al Servicio.
• Notas: notas libres sobre los contactos, que el Cliente puede marcar como alerta.
• Aplicación móvil: credenciales de acceso, identificadores de los dispositivos para enviar notificaciones e informes de errores de la aplicación.
• Comunicaciones: destinatarios y contenido de los correos y de las notificaciones; si se usa WhatsApp, el teléfono, el nombre de WhatsApp, el texto de los mensajes y las conversaciones con el asistente.
• Soporte: el contenido de las solicitudes de soporte y de sus adjuntos.
• Accesos y seguridad: registro de los inicios de sesión de los Usuarios, con fecha, dirección IP, navegador y ubicación aproximada.
• Contabilidad: los datos que figuran en las facturas y tickets de proveedores que sube el Cliente.

8. Datos de salud y otras categorías especiales

1. El Servicio no tiene campos para categorías especiales de datos (por ejemplo, de salud, origen étnico o religión) ni para datos sobre condenas e infracciones penales (por ejemplo, los certificados de delitos de naturaleza sexual del personal). El Cliente no debe registrarlos en el Servicio, con la única excepción del punto siguiente.
2. Bajo su responsabilidad, el Cliente puede anotar la información de salud mínima e imprescindible para la seguridad del alumno en clase, por ejemplo una alergia o una lesión que el profesor deba conocer. Sólo puede hacerlo en las notas de la ficha del alumno, con el consentimiento explícito del alumno o, si es menor de 14 años, de su padre, madre o tutor legal, y debe poder acreditar ese consentimiento.
3. Esas notas las ven los Usuarios que tienen acceso a la ficha, según los permisos que el Cliente les haya dado. El Cliente debe limitar ese acceso a quien lo necesite y borrar la información cuando deje de ser necesaria.
4. SwingOffice trata esa información con las mismas medidas que el resto de los Datos del Cliente (Anexo II) y no la usa para ningún otro fin. Corresponde al Cliente valorar si su tratamiento exige una evaluación de impacto.

9. Datos de menores

1. El Cliente puede registrar alumnos menores de edad y a sus padres, madres o tutores legales, y vincular a cada menor con su tutor. Si el Cliente indica en el alta online que tiene alumnos menores, su escuela se crea con la gestión de menores y familias activada (tutores y cobros por familia).
2. Corresponde al Cliente obtener el consentimiento del padre, madre o tutor legal cuando el tratamiento se base en el consentimiento y el menor tenga menos de 14 años, y obtener, a cualquier edad, las autorizaciones necesarias para captar, usar y difundir su imagen.
3. Firma en tablet. Si el Cliente usa esta función, SwingOffice registra por su cuenta, en el almacenamiento privado de la escuela, el texto exacto firmado y su huella digital; el nombre, el NIF, la relación y la edad de quien firma; el consentimiento de imagen; la imagen de la firma del tutor y, en su caso, la del alumno; la fecha, la dirección IP y el navegador; y el Usuario que pidió la firma. Estos registros se conservan mientras dure el Contrato, aunque se borre la ficha del alumno, porque son la prueba del consentimiento.
4. Fotos y vídeos. Salvo que esté activada la opción de fotos privadas, las fotos de perfil de los contactos se guardan en la zona del almacenamiento de la escuela que se sirve por enlace directo: quien tenga el enlace puede verlas sin iniciar sesión. Los vídeos de las clases se guardan siempre en esa zona, también con la opción de fotos privadas activada. Con la opción de fotos privadas, que SwingOffice activa a petición del Cliente, las fotos nuevas se guardan en el almacenamiento privado y sólo se pueden ver con enlaces temporales; las fotos que ya estaban guardadas no se mueven. SwingOffice recomienda activar esta opción a las escuelas con alumnos menores y no subir vídeos en los que aparezcan menores sin la autorización de sus tutores.
5. SwingOffice no usa los datos de menores para ningún fin propio.

10. Domiciliaciones SEPA

1. Por cuenta del Cliente, SwingOffice guarda el titular, el IBAN y el BIC de cada cuenta (el IBAN y el BIC, cifrados) y, de cada mandato, su referencia, la fecha de firma, el estado, las fechas de primer y último uso y las notas que añada el Cliente.
2. El Servicio no recoge la firma de los mandatos. El Cliente obtiene y conserva por su cuenta los mandatos firmados.
3. SwingOffice genera el fichero de remesa que el Cliente descarga y presenta a su banco, y lo guarda en el almacenamiento privado de la escuela. SwingOffice no se comunica con ningún banco ni mueve fondos.
4. Como acreedor, el Cliente responde de tener mandatos válidos, de informar a los deudores de cada cargo con la antelación debida y de conservar los mandatos durante el plazo que exija la normativa y, como mínimo, 13 meses desde el último cargo.
5. Como SwingOffice suprime los Datos del Cliente al terminar el Contrato (cláusula 18), el Cliente debe pedir antes la copia de sus datos si necesita conservar los de los mandatos.

11. Archivos de puesta en marcha

1. Archivos del alta online. Los archivos que el Cliente sube en la web después de pagar (horario, precios, logo y otros) se envían directamente a la plataforma y se guardan en almacenamiento privado; la web sólo conserva su nombre, tipo, tamaño y huella digital. Se borran a los 90 días de que el alta quede lista o, si el alta falla, se cierra o se abandona, a los 30 días de su último movimiento. Si después llega otro archivo, el plazo cuenta desde ese último archivo. Mientras el equipo de SwingOffice revisa el alta, los archivos no se borran. De cada archivo borrado se conserva una ficha sin su contenido.
2. Listas de alumnos y de domiciliaciones. Las que el Cliente entrega en «Puesta en marcha», en el panel de la escuela, se guardan en el almacenamiento privado de la escuela y se borran en cuanto SwingOffice las carga o, como máximo, a los 30 días de recibirlas. SwingOffice conserva una ficha con el nombre del archivo, su huella digital y las fechas de recepción, carga y borrado.
3. Horario, precios, normas y modelos de autorización. Los que el Cliente entrega en «Puesta en marcha» pasan a formar parte de la configuración de la escuela: se conservan mientras dure el Contrato y se suprimen con el resto de los Datos del Cliente al terminar. Las autorizaciones ya firmadas no se entregan en «Puesta en marcha»: se recogen con la firma en tablet (cláusula 9.3).
4. Los datos de alumnos, cuentas bancarias y mandatos, y los modelos de autorización, se entregan sólo desde el panel de la escuela, nunca desde la web del alta.

12. Instrucciones del Cliente

1. SwingOffice trata los Datos del Cliente sólo siguiendo sus instrucciones documentadas, que son:
   1. este Encargo;
   2. la configuración y el uso que el Cliente y sus Usuarios hacen del Servicio, por ejemplo al activar una función, enviar una comunicación o borrar una ficha;
   3. las instrucciones que la Persona responsable del Cliente o un Usuario con rol Admin den por escrito desde el botón «Soporte» del panel o por correo a [email protected].
2. Si SwingOffice considera que una instrucción infringe la Normativa de protección de datos, avisará de inmediato al Cliente y podrá no ejecutarla hasta que el Cliente la confirme o la cambie.
3. Las instrucciones que exijan un trabajo a medida, como una carga adicional de datos o una configuración especial, se presupuestan aparte conforme a las Condiciones del plan. Lo que SwingOffice debe hacer para cumplir este Encargo no tiene coste adicional, salvo lo previsto para las auditorías en la cláusula 13.

13. Obligaciones de SwingOffice

SwingOffice se compromete a:

1. Finalidad. No usar los Datos del Cliente para fines propios ni comunicarlos a terceros, salvo a los Subencargados de la cláusula 15 o cuando lo exija una ley. Las estadísticas de la cláusula 14 no contienen datos personales.
2. Confidencialidad. Garantizar que las personas autorizadas a tratar los Datos del Cliente se han comprometido por escrito a guardar confidencialidad, o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad, también después de terminar su relación con SwingOffice.
3. Acceso del personal. El personal de SwingOffice entra en la escuela del Cliente con un usuario propio de SwingOffice y sólo cuando es necesario para la puesta en marcha, el soporte que pida el Cliente, el mantenimiento o la seguridad del Servicio, o para cumplir una obligación legal.
4. Copias de trabajo. Si para diagnosticar o reparar una incidencia necesita trabajar con una copia de los datos de la escuela fuera de la plataforma, lo hará en equipos de SwingOffice con el disco cifrado y acceso protegido, sólo durante el tiempo necesario, y la borrará en un máximo de 30 días desde que se resuelva la incidencia.
5. Seguridad. Aplicar las medidas técnicas y organizativas del Anexo II, adecuadas al riesgo según el artículo 32 del RGPD, y revisarlas periódicamente. SwingOffice puede cambiarlas siempre que no reduzca el nivel de seguridad en su conjunto.
6. Derechos de los Interesados. Ayudar al Cliente a atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad. El panel permite consultar, corregir, exportar y borrar los datos de los contactos. Si una solicitud llega a SwingOffice, la trasladará al Cliente sin dilación indebida y no la contestará directamente salvo que el Cliente se lo pida.
7. Violaciones de seguridad. Notificarlas conforme a la cláusula 17.
8. Evaluaciones de impacto. Ayudar al Cliente, con la información de que disponga, en las evaluaciones de impacto y en las consultas previas a la autoridad de control que el Cliente deba hacer.
9. Demostración del cumplimiento y auditorías. Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar que cumple este Encargo, y permitir y contribuir a las auditorías, incluidas las inspecciones, que haga el Cliente o un auditor designado por él, con estas condiciones:
   1. el Cliente avisará con 30 días de antelación, salvo que la auditoría responda a una violación de seguridad o a un requerimiento de una autoridad;
   2. la auditoría empezará por un cuestionario y la revisión de documentación, y sólo pasará a otras comprobaciones si con eso no basta;
   3. se hará como máximo una vez al año, salvo en los casos del punto 1;
   4. no dará acceso a datos de otras escuelas ni pondrá en riesgo la seguridad del Servicio;
   5. el auditor estará obligado a guardar confidencialidad;
   6. los costes los asume el Cliente, salvo que la auditoría descubra un incumplimiento relevante de SwingOffice.
10. Registro de actividades. Llevar el registro de las actividades de tratamiento que realiza como encargado, conforme al artículo 30.2 del RGPD.
11. Autoridades. Si una autoridad o un tribunal le pide Datos del Cliente, comunicarlo al Cliente antes de entregarlos, salvo que la ley lo prohíba, y entregar sólo lo que esté obligada a entregar. Cooperar con la autoridad de control cuando esta se lo pida.

14. Estadísticas agregadas y anónimas

1. El Cliente autoriza a SwingOffice a calcular, a partir de los Datos del Cliente, indicadores agregados del uso del Servicio, como el número de alumnos activos, de altas o de inscripciones de cada escuela, para gestionar y mejorar el Servicio.
2. Esos indicadores son recuentos: no contienen datos personales de los Interesados ni permiten identificarlos.
3. SwingOffice puede publicar cifras de conjunto de todas las escuelas que usan el Servicio, pero no publicará los indicadores de un Cliente concreto sin su permiso.

15. Subencargados

1. El Cliente autoriza de forma general a SwingOffice a recurrir a los Subencargados necesarios para prestar el Servicio. La lista vigente al aceptar este Encargo figura en el Anexo I, con la finalidad, los datos, la ubicación y las garantías de cada uno.
2. SwingOffice avisará al Cliente por correo de cualquier alta o sustitución de un Subencargado con al menos 15 días naturales de antelación, y mantendrá la lista vigente publicada y actualizada en la web de SwingOffice, junto a los documentos del Contrato. Estos cambios no exigen una nueva versión de este Encargo.
3. Si el Cliente no está de acuerdo con el cambio, podrá cancelar el Servicio sin coste avisando por correo dentro de ese plazo. La cancelación tendrá efecto antes de que el nuevo Subencargado trate sus datos, y SwingOffice le devolverá la parte ya pagada del periodo que no llegue a disfrutar.
4. SwingOffice impondrá por contrato a cada Subencargado obligaciones de protección de datos equivalentes a las de este Encargo, en particular garantías suficientes de seguridad, y seguirá respondiendo ante el Cliente de que cada Subencargado las cumpla.
5. No son Subencargados de SwingOffice:
   1. los servicios que el Cliente conecta al Servicio con su propia cuenta y contrata directamente, como sus pasarelas de cobro y, si usa WhatsApp, su cuenta de WhatsApp Business y su proveedor de mensajería; SwingOffice les envía datos, o los recibe de ellos, siguiendo las instrucciones del Cliente;
   2. la pasarela de pago con la que SwingOffice cobra su propia suscripción al Cliente;
   3. Apple y Google como tiendas de aplicaciones, a las que SwingOffice no facilita datos de los alumnos para publicar la aplicación;
   4. los proveedores que SwingOffice usa sólo en su web comercial y en el alta online, que no reciben datos de alumnos y figuran en la Política de privacidad.

16. Transferencias internacionales

1. Algunos Subencargados están establecidos en Estados Unidos o pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), como indica el Anexo I.
2. SwingOffice sólo permite esas transferencias con una garantía adecuada del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación de la Comisión Europea, incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las empresas adheridas a él, o las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión, con las medidas adicionales que procedan.
3. Al aceptar este Encargo, el Cliente da instrucciones a SwingOffice para hacer, con esas garantías, las transferencias necesarias a los Subencargados del Anexo I. Si el Cliente lo pide, SwingOffice le indicará la garantía que se aplica a cada uno.

17. Violaciones de la seguridad de los datos

1. SwingOffice notificará al Cliente cualquier violación de la seguridad de los Datos del Cliente sin dilación indebida desde que tenga conocimiento de ella.
2. La notificación se enviará por correo a la Persona responsable del Cliente y a los Usuarios con rol Admin.
3. Incluirá, en cuanto se conozcan, la naturaleza de la violación; las categorías y el número aproximado de Interesados y de registros afectados; sus consecuencias probables; las medidas adoptadas o propuestas para ponerle remedio y mitigar sus efectos; y una persona de contacto. Si no es posible dar toda la información a la vez, se dará por fases, sin más demora.
4. Corresponde al Cliente, como responsable, decidir si notifica la violación a la autoridad de control, en un máximo de 72 horas desde que tenga conocimiento de ella, y si la comunica a los Interesados. SwingOffice le ayudará con la información de que disponga y sólo hará esas notificaciones en nombre del Cliente si este se lo pide por escrito.
5. SwingOffice documentará cada violación, sus efectos y las medidas adoptadas.

18. Fin del Contrato: devolución y supresión de los datos

1. Plazo de exportación. Cuando el Contrato termina, por cualquier causa, el Cliente dispone de 30 días naturales para obtener sus datos.
2. Cómo obtenerlos. Desde el panel, el Cliente puede descargar en hojas de cálculo (Excel) los listados que ofrece el Servicio, como los contactos, las inscripciones, la contabilidad, la caja y los ficheros de remesa. Esas descargas no cubren todos los datos (por ejemplo, la asistencia, las firmas, los vídeos o los mensajes). Por eso, si el Cliente lo pide por correo dentro del plazo, SwingOffice le entregará sin coste una copia completa de la base de datos de su escuela, en un formato estándar, y una copia de sus archivos (fotos, vídeos, firmas y documentos). Si el acceso al panel ya no está activo, SwingOffice le enviará esa copia.
3. Supresión en la plataforma. Al acabar el plazo de exportación, o antes si el Cliente lo pide por escrito, SwingOffice suprimirá de inmediato los Datos del Cliente de la plataforma con su procedimiento de baja, que ejecuta una persona de SwingOffice: primero borra los archivos de la escuela (fotos, vídeos, firmas, ficheros de remesa, adjuntos y documentos) y las copias de seguridad de su base de datos, y después la base de datos de la escuela, con la que se borran también sus solicitudes de soporte.
4. Cuentas de la aplicación móvil. Las cuentas de acceso a la aplicación móvil (correo, nombre y contraseña cifrada) están en el servicio de acceso de Google Firebase (Anexo I), y una misma cuenta sirve en todas las escuelas que trabajan con SwingOffice en las que esa persona esté inscrita. Al suprimirse la base de datos de la escuela desaparece el vínculo de esas cuentas con ella, pero las cuentas no se borran con la escuela, porque pueden seguir en uso en otra. SwingOffice borrará las cuentas que el Cliente le indique por escrito dentro del plazo de exportación.
5. Copias de seguridad. Las copias de seguridad no se editan para quitar datos: los Datos del Cliente desaparecen de ellas cuando se eliminan las copias. Las de la base de datos de la escuela se borran con el procedimiento de baja del punto 3 y, en todo caso, las de una escuela desconectada o borrada se eliminan automáticamente al cumplir 12 meses. Las copias de la base central, que contienen los registros de la escuela en los sistemas centrales, se eliminan por rotación en un máximo de 12 meses, que es la conservación máxima de las copias (Anexo II). Mientras tanto, las copias se guardan con las mismas medidas de seguridad, no se usan para nada y SwingOffice no las restaurará salvo que el Cliente lo pida por escrito dentro de ese plazo o lo exija una ley. El mismo plazo máximo se aplica a las copias propias del proveedor de alojamiento y a los registros técnicos (logs) de la plataforma y de los servicios de monitorización, que pueden contener datos aislados del Cliente.
6. Conservación por ley. Si una ley obliga a SwingOffice a conservar algún dato, lo mantendrá bloqueado y sólo lo usará para cumplir esa obligación.
7. Confirmación. Si el Cliente lo pide, SwingOffice le confirmará por escrito que ha suprimido sus datos.
8. Suspensión. La suspensión del Servicio, por ejemplo por impago, no supone la supresión de ningún dato: los datos se conservan hasta que el Contrato termine y pase el plazo de exportación.
9. Lo anterior no afecta a los datos que SwingOffice conserva como responsable conforme a la cláusula 3.5.

19. Obligaciones del Cliente

El Cliente, como responsable del tratamiento, se compromete a:

1. Tener una base jurídica para cada tratamiento que haga con el Servicio e informar a los Interesados, incluido de que SwingOffice trata sus datos como proveedor de la escuela.
2. Obtener los consentimientos y autorizaciones necesarios, en especial los de las cláusulas 8 y 9 (salud, menores e imagen).
3. Usar el Servicio conforme a la normativa: enviar comunicaciones comerciales sólo con base legal y respetar las normas de las domiciliaciones SEPA (cláusula 10).
4. Si activa el asistente de WhatsApp, informar a quien escribe a la escuela de que puede responderle un asistente automático.
5. Gestionar los accesos de su equipo: dar a cada Usuario sólo los permisos que necesite, exigir contraseñas robustas y personales, retirar los accesos que ya no procedan y avisar a SwingOffice en cuanto sospeche un uso no autorizado.
6. No introducir datos innecesarios, en particular en los campos de texto libre, en las notas y en las solicitudes de soporte.
7. Valorar si sus tratamientos exigen una evaluación de impacto o la designación de un delegado de protección de datos.
8. Descargar sus datos, o pedir la copia, antes de que termine el plazo de la cláusula 18.

20. Responsabilidad

1. Cada parte responde de los daños que cause por incumplir este Encargo o la Normativa de protección de datos.
2. Entre las partes, la responsabilidad de SwingOffice derivada de este Encargo está sujeta al límite de la cláusula de responsabilidad de las Condiciones generales: el importe, sin IVA, que el Cliente haya pagado por el Servicio en los 12 meses anteriores al hecho que la origine, sin incluir el lucro cesante ni los daños indirectos. Ese límite es único para todo el Contrato.
3. El límite no se aplica en caso de dolo o culpa grave, ni a la responsabilidad frente a los Interesados que establece el artículo 82 del RGPD, ni a nada que la ley no permita limitar.
4. Cada parte asume las sanciones que la autoridad de control le imponga por su propio incumplimiento. Si una parte indemniza a un Interesado por un daño del que es responsable la otra, podrá reclamarle la parte que le corresponda, conforme al artículo 82.5 del RGPD.

21. Comunicaciones, cambios y ley aplicable

1. SwingOffice enviará las comunicaciones de este Encargo por correo a la Persona responsable del Cliente y a los Usuarios con rol Admin. El Cliente se dirigirá a [email protected], con el asunto «Protección de datos».
2. Los cambios de este Encargo se hacen con una nueva versión, conforme a las Condiciones generales: se avisan con al menos 30 días de antelación y el Cliente puede cancelar sin coste antes de que entren en vigor. Las altas y sustituciones de Subencargados se rigen por la cláusula 15.
3. Este Encargo se rige por la ley española y por la Normativa de protección de datos. Las controversias se resolverán conforme a la cláusula de ley aplicable y jurisdicción de las Condiciones generales.

Anexo I. Subencargados

Lista vigente a la fecha de esta versión. Las altas y sustituciones posteriores se comunican conforme a la cláusula 15. Cuando un Subencargado trate datos fuera del EEE, se aplican las garantías de la cláusula 16.

Copias de seguridad. Las copias de seguridad de las bases de datos se guardan en el almacenamiento privado de Amazon Web Services o de otro de los Subencargados de esta lista. El proveedor de alojamiento puede hacer, además, sus propias copias de las bases de datos que aloja, que quedan sujetas al plazo máximo de la cláusula 18.5.

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Servicios que no son Subencargados: los de la cláusula 15.5.

Anexo II. Medidas de seguridad

Separación entre escuelas

• Cada escuela tiene su propia base de datos, que se crea al darla de alta.
• Los archivos de cada escuela se guardan en carpetas propias, separadas de las de las demás escuelas.

Almacenamiento privado y zona pública

• Lo sensible se guarda en el almacenamiento privado de cada escuela, sin acceso público: las firmas y consentimientos (cuya huella digital se comprueba cada vez que se sirven), los ficheros de remesa SEPA, los adjuntos de soporte, los documentos de puesta en marcha y, si está activada la opción de fotos privadas, las fotos de perfil nuevas.
• Los archivos del alta online se guardan en un almacenamiento privado central.
• Las copias de seguridad se guardan en almacenamiento privado.
• La zona pública de cada escuela se sirve por enlace directo, sin iniciar sesión. Salvo que esté activada la opción de fotos privadas, en ella se guardan las fotos de perfil; los vídeos de las clases se guardan siempre en ella (cláusula 9.4).

Cifrado

• Comunicaciones cifradas (HTTPS) entre los usuarios, la aplicación y la plataforma, con HSTS de un año que incluye los subdominios.
• Cookies de sesión seguras, inaccesibles desde JavaScript y restringidas al propio sitio; sesiones cifradas.
• Cifrado en la base de datos del IBAN y el BIC de las cuentas de los alumnos, de las claves de las pasarelas de cobro y de otros servicios de cada escuela, de las credenciales de Firebase, de las contraseñas de firma de la aplicación y de los accesos a Google Calendar. El resto de los datos se protege con las demás medidas de este anexo.
• Contraseñas guardadas mediante una función hash, nunca en claro.

Control de acceso

• Roles por escuela (SuperAdmin, Admin, Director, Manager, profesor y alumno), con permisos según el rol.
• El personal de SwingOffice entra en cada escuela con un usuario propio de SwingOffice y sólo para lo previsto en la cláusula 13.3.
• El panel interno de SwingOffice exige un segundo factor de autenticación.
• Se registran los inicios de sesión, los intentos fallidos y los cierres de sesión, con fecha, dirección IP, navegador y ubicación aproximada. SwingOffice recibe un aviso cuando un Usuario entra desde un dispositivo nuevo.
• Cuando el Servicio se suspende, se bloquea el acceso a la escuela.
• Los datos que la web del alta envía a la plataforma van firmados (HMAC-SHA256 con sello de tiempo) y la plataforma rechaza los que no llevan una firma válida y reciente.
• El envío de correo y su configuración usan credenciales separadas, con permisos limitados.

Copias de seguridad

Copia automática de la base de datos de cada escuela, por separado, y de la base central:

• No hay copias anuales: ninguna copia se conserva más de 12 meses.
• Una escuela desconectada o borrada deja de tener copias nuevas, y las que tenía se eliminan automáticamente al cumplir 12 meses, aunque no se haya seguido el procedimiento de baja (cláusula 18.5).
• Cada escuela se puede restaurar por separado, sin afectar a las demás.

Minimización y plazos de borrado

• Listas de alumnos y de domiciliaciones de la puesta en marcha: se borran al cargarse y, como máximo, a los 30 días de recibirse (cláusula 11.2).
• Archivos del alta online: se borran a los 90 días de que el alta quede lista, o a los 30 días si falla o se abandona (cláusula 11.1).
• Texto de los mensajes de WhatsApp: se borra a los 90 días; se conservan la fecha, el sentido y el estado de cada mensaje.
• Al terminar el Contrato: los archivos de la escuela, las copias de su base de datos y la propia base de datos se suprimen con el procedimiento de baja de la cláusula 18.3, que ejecuta una persona de SwingOffice.

Vigilancia y personal

• Los errores de la plataforma y de la aplicación móvil se registran y se revisan (Anexo I: Laravel Nightwatch y Sentry).
• Compromiso de confidencialidad del personal y acceso limitado a lo necesario (cláusulas 13.2 y 13.3).
• Las copias de trabajo fuera de la plataforma, sólo en equipos con el disco cifrado (cláusula 13.4).

Límites conocidos a la fecha de esta versión

• Fotos de perfil y vídeos de las clases en la zona pública, en los términos de la cláusula 9.4.
• El panel de la escuela no ofrece un segundo factor de autenticación. El Cliente debe exigir a sus Usuarios contraseñas robustas y personales (cláusula 19.5).

Version: 2026-10-14

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